Das Gesetz definiert eine Mitteilungspflicht für Gesellschaften, diejenigen natürlichen Personen anzugeben, die als „wirtschaftlich Berechtigte“ anzusehen sind.

Hierzu zählen:

• Anteilseigner
• Stimmrechtsinhaber
• Personen, die auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben

Grundsätzlich gilt, dass nur eine natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter sein kann. Lässt sich keine natürliche Person ermitteln, greift eine Fiktion hinsichtlich der gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft.

Anteilseigner
Anteilseigner, die mehr als um 25 % der Kapitalanteile einer Gesellschaft halten, gelten als wirtschaftlich Berechtigte. Hierbei genügt auch eine mittelbare Beteiligung. Diese mittelbare Beteiligung liegt vor, wenn eine weitere Gesellschaft dazwischen geschaltet ist, auf welche die natürliche Person Einfluss ausüben kann (Beteiligung 50 %).

Stimmrechtsinhaber
Dasselbe gilt, wenn eine natürliche Person mehr als 25 % der Stimmrechte an einer Gesellschaft innehat oder kontrolliert. Auch hier ist es ausreichend, dass neben unmittelbaren Einflussmöglichkeiten die Stimmrechte auf einer mittelbaren Beteiligung basieren.

Kontrolle auf vergleichbare Weise
Auf „vergleichbare Weise“ kann Kontrolle insbesondere „aufgrund von Absprachen zwischen einem Dritten und einem Anteilseigner oder zwischen mehreren Anteilseignern untereinander“ ausgeübt werden. Hierbei geht es um die Erfassung von Treuhandvereinbarungen und Stimmbindungsverträgen. Über solche Verträge ist es möglich, dass ein Gesellschafter zwar nicht mehr als von 25 % der Kapital- oder Stimmrechte auf sich vereint aber gemeinsam mit mindestens einem weiteren Gesellschafter seine Kapitalanteile oder Stimmrechte in einem Stimmbindungspool bindet und auf diese Weise als wirtschaftlich Berechtigte an zu sehen sind.

Lässt sich nach den vorgenannten Kriterien keine natürliche Person ermitteln oder bestehen Zweifel, dass die ermittelte Person wirtschaftlich Berechtigter ist, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner etc.

Folgende Angaben sind dem Transparenzregister über den wirtschaftlich Berechtigten zu machen:

• Vor-und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort und
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.

Die Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses bezieht sich in der Regel auf:

• die Beteiligung an der Vereinigung selbst
• die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise
• die gesetzliche Fiktion als wirtschaftlich Berechtigter aufgrund der Stellung als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter unter Partnern des Vertragspartners.

Der Gesetzgeber will die Unternehmen nicht zusätzlich mit Verwaltungsaufgaben belasten. Aus diesem Grund gilt die Meldepflicht als erfüllt, wenn die geforderten Angaben bereits in einem anderen öffentlichen Register elektronisch zugänglich sind. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass nur etwa 10 % der Unternehmen verpflichtet sein werden, eine Meldung an das Transparenzregister zu machen. Zu den öffentlich verfügbaren Registern gehören:

• das Handelsregister
• das Genossenschaftsregister
• das Partnerschaftsregister
• das Vereinsregister
• das Unternehmensregister

Bei einer GmbH mit zwei natürlichen Personen als Gesellschafter, die jeweils 50 % beteiligt sind, gilt die Meldung an das Transparenzregister als erfüllt, wenn sich alle erforderlichen Angaben über das Handelsregister aus der verfügbaren Gesellschafterliste ergeben. Ist die Gesellschafterliste jedoch nicht aktuell oder noch nicht in elektronischer Form beim Handelsregister eingereicht worden, verbleibt die Meldepflicht beim Transparenzregister.

Nach unseren Informationen ist z. B. das Registergericht Freiburg i. Br. gerade dabei, nur auf Papier vorhandene Gesellschafterlisten von Amts wegen in die elektronische Form überzuführen. Sie können über www.handelsregister.de leicht prüfen, ob die Gesellschafterliste Ihrer GmbH beim Handelsregister elektronisch hinterlegt ist.

Für Verstöße gegen die neuen Regelungen zum Transparenzregister sind Bußgelder und eine Veröffentlichung des Bußgeldbescheides vorgesehen (sogenanntes „shame and blame“).
Verstöße gegen die Meldepflicht gelten als Ordnungswidrigkeit gem. § 20 Abs. 1 GWG. Danach handelt ordnungswidrig, wer Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten

• nicht einholt,
• nicht, nicht richtig oder nicht vollständig aufbewahrt,
• nicht auf aktuellem Stand hält oder
• nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dem Transparenzregister mitteilt

Darüber hinaus handelt auch ordnungswidrig, wer seiner Auskunftspflicht als Anteilseigner nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erfüllt.
Der allgemeine Bußgeldrahmen bei Verstößen gegen die Meldepflicht beträgt bis zu EUR 100.000. Für schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße kann ein Bußgeld bis zu einer Höhe von EUR 1 Mio. oder das Zweifache des aus dem Verstoß gezogenen Vorteils verhängt werden. Darüber hinaus werden unanfechtbare Bußgeldbescheide auf der Internetseite der zuständigen Behörde veröffentlicht. Die Bekanntmachung enthält die Art des Verstoßes und die für den Verstoß verantwortlichen natürlichen Personen sowie die juristischen Personen. Die Bekanntmachung verbleibt fünf Jahre auf der Internetseite der Aufsichtsbehörde. Für Unternehmen, die einen „Ruf als ordentliche Kaufleute“ zu verlieren haben, gilt es daher, besonderes Augenmerk auf die Verpflichtungen aus dem Transparenzregister zu richten.

Gem. § 20 Abs. 1 GWG haben juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen. Betroffen sind daher:

• Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG)
• Kapitalgesellschaften (AG, SE, GmbH, KGaA)
• rechtsfähige Stiftungen, Genossenschaften, Vereine und Partnerschaftsgesellschaften

Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) unterfallen nicht den Meldepflichten, da es sich nicht um eingetragene Personengesellschaften handelt. Zur Meldung an das Transparenzregister verpflichtet sind die juristischen Person des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften selbst. Da diese Gesellschaften rechtlich vertreten werden müssen, entfällt die Mitteilungspflicht somit auf die jeweilige Geschäftsleitung. Die Geschäftsleitung hat also die Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft einzuholen, aufzubewahren, auf Stand zu halten und der Registerstelle unverzüglich mitzuteilen. Letztlich hat die Geschäftsleitung sicherzustellen, dass innerhalb des Unternehmens ein effektives Überwachungs- und Meldewesen eingerichtet wird, da ansonsten Bußgelder drohen.

Gem. § 20 Abs. 3 GWG haben Anteilseigner, die wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden, den meldepflichtigen Vereinigungen die zur Erfüllung der Meldepflichten notwendigen Angaben oder jede Änderung dieser Angaben unverzüglich mitzuteilen. Die Angabepflicht ist das Gegenstück zu den Einholungs-, Aufbewahrungs-, Aktualisierungs- und Weiterleitungspflichten gem. § 20 Abs. 1 GWG und sorgt dafür, dass die dort verpflichteten Vereinigungen die erforderlichen Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten auch tatsächlich erhalten, sofern sie diese nicht ohnehin kennen. Das Gesetz knüpft also an das Verhältnis der Gesellschaft zu ihren Anteilseignern an. Sie sind es, die über eine eigene wirtschaftliche Berechtigung oder über unmittelbare Hinterleute Angaben zu machen haben. Dabei ist allerdings nicht entscheidend, ob diese Anteilseigner ihrerseits selbst unmittelbar oder mittelbar Kontrolle über die Gesellschaft ausüben. Auch jene Anteilseigner, die selbst weniger als 25 % der Anteile der Gesellschaft halten, aber von einem Dritten beherrscht werden, der seinerseits die Kriterien für den wirtschaftlich Berechtigten an der Gesellschaft erfüllt, sind verpflichtet, dies der Gesellschaft anzugeben. Ist der Angabepflichtige nicht selbst der wirtschaftlich Berechtigte, sondern hält nur für diesen die Anteile, hat er demnach auch die Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten direkt hinter ihm zu melden. Diese Angabepflicht nach § 20 Abs. 3 GWG besteht jedoch nur, wenn der Angabepflichtige entweder selbst wirtschaftlich Berechtigter ist oder er unmittelbar unter der Kontrolle eines wirtschaftlich Berechtigten steht, sei es durch eine Anteilseignerschaft oder sonstige Einflussnahmemöglichkeit. In einer Beteiligungskette weiter hinten stehende wirtschaftlich Berechtigte muss ein Anteilseigner nicht angeben (vgl. hierzu die Beispiele).

Die meldepflichtigen Angaben müssen dem Transparenzregister bis spätestens zum 1. Oktober 2017 gemeldet worden sein. Danach eintretende Änderungen sind dem Transparenzregister ebenfalls mitzuteilen. Meldepflichtige Vereinigungen sollten daher zumindest einmal jährlich überprüfen, ob ihnen Informationen bekannt geworden sind, die zu einer Mitteilungspflicht an das Transparenzregister führen. Dies ist eine Aufgabe der jeweiligen Geschäftsleitung.

Die Meldepflicht kann über die Internetseite des Transparenzregisters www.transparenzregister.de erfüllt werden. Zunächst ist ein Benutzerkonto anzulegen und freizuschalten. In einem zweiten Schritt kann die registrierende Person Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten übermitteln. Ändern sich zu einem späteren Zeitpunkt die Daten bzw. die Beteiligungsverhältnisse, ist der Registrierende verpflichtet, im Transparenzregister die entsprechenden Angaben unverzüglich vorzunehmen.

Der Zugang zum Transparenzregister ist beschränkt.
Einsicht nehmen dürfen gem. § 23 GWG:

• bestimmte Behörden, insbesondere die Aufsichtsbehörden und die Strafverfolgungsbehörden,
• den nach dem Gesetz zu Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden Verpflichteten. Diese müssen der registerführenden Stelle darlegen, dass die Einsichtnahme zu dem Zweck erfolgt, dass sie ihre Sorgfaltspflichten erfüllen können,
• jedem der der registerführenden Stelle darlegt, dass er ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme hat.

Das Transparenzregister ist somit kein „offenes Register“, in welchem jedermann seine persönliche Neugier zu stillen vermag. Hinsichtlich der dritten Alternative wird es abzuwarten bleiben, unter welchen Voraussetzungen ein berechtigtes Interesse vorliegen mag. Denn das „berechtigte Interesse“ wird im Gesetz nicht definiert. Somit kommt es auf die gelebte Praxis der registerführenden Stelle sowie die Rechtsprechung der Verwaltungsgerichte an.